COMMISSIONE INFORMATICA
VADEMECUM PER IL DEPOSITO DEGLI ATTI NEL PCT
Il Consiglio dell’Ordine Avvocati di Bari per mezzo della sua Commissione Informatica, con la presente intende mettere a disposizione degli iscritti una raccolta di materiale utile al fine di meglio comprendere i cambiamenti che rendono la nostra professione sempre più informatizzata, e permettere a tutti i colleghi di potersi destreggiare al meglio in questo periodo senza farsi cogliere impreparati dalle importanti ed incisive novità che presto saranno obbligatorie per noi tutti. Verranno analizzati alcuni specifici argomenti fornendo gli strumenti per approfondire le novità legislative e i mezzi da utilizzare. Ad integrazione della presente si consiglia caldamente la frequentazione dei laboratori di alfabetizzazione informatica che si terranno nei prossimi mesi, organizzati dalla stessa Commissione Informatica, e tutti gli ulteriori corsi organizzati e patrocinati dall’Ordine, oltre i doverosi approfondimenti personali, vista la delicatezza degli argomenti trattati e la costante evoluzione della materia in oggetto. Questa comunicazione costituisce, pertanto, esclusivamente un punto di partenza nell’approccio al PCT (processo civile telematico) e non una guida completa della materia in oggetto.
Preliminarmente appare utile comprendere che cosa sia il PCT, in che modo andrà a modificare la nostra professione, ed individuare gli strumenti legislativi e pratici per fronteggiare al meglio i prossimi cambiamenti.
Il PCT, per adesso, non è un nuovo tipo di processo civile, bensì consiste nell’introduzione di strumenti informatici finalizzati a rendere disponibili per via telematica le informazioni ed i documenti tra avvocati, ausiliari del Giudice e Uffici Giudiziari relativamente ai processi civili.
Quali sono gli strumenti necessari per poter accedere al processo civile telematico?
Al fine di poter accedere al PCT è necessario avere: 1) un computer (di qualsiasi marca con sistema operativo Windows o Mac OSX); 2) il collegamento ad internet; 3) un browser necessario per navigare in rete (ad es. Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome); 4) l’indirizzo P.E.C. che abbiamo comunicato all’Ordine; 5) un software per l’elaborazione di testi (ad es. Word di Microsoft Office o Writer di OpenOffice) in grado di convertire o salvare in formato pdf; 6) una firma digitale; 7) uno scanner o altro strumento idoneo a scansionare; 8) un software per la creazione di buste telematiche.
Qui di seguito vi riportiamo la lista ufficiale dei certificatori attivi presso cui potersi procurare una firma digitale con certificati validi:
http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati/certificatori-attivi
Partendo dai riferimenti normativi iniziamo proponendoVi il testo del nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. 07.03.2005 n. 82 aggiornato con l’ultimissimo D.L. 21.06.2013 n. 69) finalizzato a regolamentare l’uso delle nuove tecnologie nei rapporti con le pubbliche amministrazioni come strumento per la semplificazione amministrativa.
http://www.digitpa.gov.it/amministrazione-digitale/CAD-testo-vigente
ll passaggio dalla CPECPT (Casella Posta Elettronica Certificata dedicata esclusivamente all'uso nel Processo Civile Telematico) alla P.E.C. ordinaria è stato sancito con il D.L. 29.12.2009 n. 193 – convertito nella Legge 22.02.2010 n. 24 – con il quale è stata prevista l’adozione della posta elettronica certificata quale strumento per notificazioni e comunicazioni nei processi civili e penali nei casi consentiti. In particolare sono indicate le comunicazioni e notificazioni di cui agli artt. 170, I co. e 192, I co. C.p.c., nonché le notificazioni a persona diversa dall’imputato ai sensi degli artt. 148, co. II bis, 149, 150, 151, II co. C.p.p.
http://www.parlamento.it/parlam/leggi/10024l.htm
Con il Decreto del Ministero della Giustizia n. 44 del 21.02.2011 è stato approvato il regolamento relativo alle regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Il suddetto Decreto è stato modificato ed integrato attraverso i Decreti del Ministero della Giustizia 15.10.2012 n. 209 e 03.04.2013 n. 48. Degne di menzione sono le disposizioni relative alla trasmissione di atti e documenti informatici distinguendo tra le comunicazioni per via telematica, le notificazioni per via telematica e le notificazioni per via telematica tra avvocati (artt. 16, 17 e 18).
http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_26_1.wp?previousPage=pst_3_1&contentId=DOC732
Il deposito di un atto in formato elettronico deve essere conforme alle regole tecniche del precitato decreto ministeriale e alle specifiche tecniche emanate con provvedimento D.G.S.I.A. del 18.07.2011.
http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_8_1.wp?previsiousPage=mg_1_8&contentId=SDC656178
La legge 21.01.1994 n. 53 (Facoltà di notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli avvocati e procuratori legali) è stata modificata dall’art. 25, co. III, lett. b), della L. 12.11.2011 n. 183 e dalla Legge 24.12.2012 n. 228.
http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:1994;53
Con il D.L. 18.10.2012 n. 179 (c.d. decreto crescita 2.0), convertito con legge 17.12.2012 n. 221, vengono dettate importanti regole nel campo dei differenti settori della digitalizzazione, con esplicito riferimento alla giustizia digitale nella sezione VI. Il suddetto decreto sancisce all’art. 16 bis
l’obbligatorietà del deposito telematico degli atti processuali e dei documenti nel rispetto della normativa anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite a far data dal 30.06.2014.
http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto-legge:2012-10-18;179!vig
Dal portale del Ministero della Giustizia si può accedere a questa sezione con la raccolta dei testi normativi, approfondimenti e schede illustrative.
http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_26.wp
Può risultare molto utile consultare il sito dell’Ordine degli Avvocati di Milano nella parte relativa alla prassi ed alle procedure operative nel PCT.
http://www.ordineavvocatimilano.it/index.php?pgn=articolo&id=2653&idmt=16
Interessanti approfondimenti alla materia sono consultabili su siti e blog di colleghi esperti della materia tra i quali Vi indichiamo i seguenti:
http://www.quandoilprocessoetelematico.it/
http://www.avvocatitelematici.to.it/
http://www.processociviletelematico.eu/
http://ilprocessotelematico.webnode.it/
http://www.firmadigitale.net/
Prima di passare ai mezzi pratici con cui si può operare attivamente, occorre evidenziare un’importante distinzione tra la
notificazione e il
deposito di atti informatizzati.
L’atto e gli allegati da
depositare devono essere inseriti in una struttura informatica, la c.d. busta telematica, da inviarsi come allegato in un messaggio di posta elettronica certificata (P.E.C.) all’indirizzo telematico (anche questo di posta certificata) dell’ufficio giudiziario destinatario. Il Ministero della Giustizia fornisce indicazioni precise per quanto concerne il deposito degli atti in formato elettronico al seguente link:
http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_1_0.wp?previousPage=pst_1_12&contentId=SPR376
Ulteriori indicazioni per formare un messaggio di P.E.C. con busta allegata, formata con software opensource gratuito:
http://pst.giustizia.it/PST/resources/cms/documents/Formato_messaggi_e_descrizione_flusso_di_deposito.pdf
Per cercare gli indirizzi P.E.C. dei differenti Uffici Giudiziari cui spedire le buste telematiche per il deposito degli atti si può effettuare un’agevole ricerca sempre sul sito del Ministero:
http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_2_4.wp?distretto=5&localita=Bari&tipoUfficio=OR&action:searchInit=pulisci
Per creare la busta telematica esistono in commercio differenti software (come ad esempio gli applicativi Giuffrè e Lextel) per le diverse piattaforme. Oltre alle diverse soluzioni a pagamento presenti al momento vogliamo segnalare questa notevole iniziativa della Regione Toscana che ha fatto realizzare alla società Evoluzioni Software Snc (
www.evoluzionisoftware.it ) il software Sl pct distribuito con licenza GNU GENERAL PUBLIC LICENSE Versione 3, 29 June 2007, gratuito e liberamente scaricabile dal link di seguito riportato, avente ad oggetto un redattore atti attraverso il quale è possibile creare la busta e firmarla digitalmente. Tale software redattore ed i relativi manuali di installazione e di funzionamento sono scaricabili dal seguente indirizzo.
https://webs.rete.toscana.it/cancelleriadistrettuale/td/scaricaRisorse.action?activeUseCase=vg
Il redattore in questione è stato positivamente testato anche sui sistemi operativi Microsoft XP, Windows 7 e 8 nonché su sistema Mac OS X (nello specifico è stato testato sulla versione 10.8.4) e risulta funzionante. Si consiglia un doveroso studio del software. Qui di seguito elenchiamo alcune delle criticità riscontrate in fase di sperimentazione.
Nei sistemi operativi a 64bit (come W7 e W8) è necessario installare Java a 32 bit in quanto questi sistemi operativi hanno di default la versione a 64 bit. Il medesimo problema potrebbe verificarsi anche con sistemi operativi Mac OSX. Non sono stati riscontrati problemi su sistema Mac OSX con java 6 a 32 bit.
Una volta usato il redattore, conformemente a quanto esposto nel manuale utente, si dovrà inviare la busta telematica creata attraverso il nostro indirizzo personale di posta elettronica certificata all’indirizzo P.E.C. dell’Ufficio Giudiziario destinatario. Se l'installazione è stata fatta in modo corretto, cliccando su 'invia deposito' il Redattore della Regione Toscana apre automaticamente il client di posta Windows Mail, in questo caso occorre fare attenzione alla circostanza che di default apparirà il nostro indirizzo di posta elettronica predefinito che potrebbe non essere l'indirizzo P.E.C. che abbiamo segnalato all'Ordine e che è il solo che possiamo utilizzare per i depositi degli atti, in questo caso occorre impostare l'indirizzo PEC giusto. Si deve segnalare anche che con alcune chiavette Aruba potrebbe essere necessario abilitare “Keystore PKCS11” dal menu impostazioni per permettere la firma digitale degli atti che andranno a comporre la busta. Un’altra criticità rilevata in fase di sperimentazione è la mancata rilevazione di errori quando si usa un certificato di firma scaduto.
Per quanto concerne le notifiche alleghiamo qui di seguito i link dei portali dai quali estrarre gli indirizzi di posta elettronica certificata.
Pubblico elenco delle PP.AA.:
http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php
Pubblico elenco delle imprese:
http://www.registroimprese.it/ricerca-libera-e-acquisto
Registro ReGIndE:
http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_2.wp
Pubblico elenco PEC professionisti e imprese (Ini-PEC):
http://www.inipec.gov.it/
Per quanto concerne l’Ini-PEC, il medesimo non è necessariamente affidabile per eventuali comunicazioni a valore legale e, pertanto, sarebbe preferibile effettuare dei controlli incrociati effettuando anche la visura camerale.
Mentre l’elenco degli indirizzi P.E.C. degli Uffici Giudiziari serve per il deposito, questi elenchi sono necessari per le notifiche. Diversamente dal deposito, per quanto concerne le notificazioni è sufficiente inserire l’atto da notificare e la relata in due file separati firmati digitalmente senza necessità di creare la busta telematica.
Sperando di farVi cosa gradita, Vi si allega anche un esempio di relata di notifica a mezzo P.E.C. leggermente più snella di quella che si trova nei vari vademecum:
“
RELATA DI NOTIFICA A MEZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
ex art. 3bis Legge 21 gennaio 1994, n. 53
Ad istanza del sig. ______ (CF:______) ut supra rappresentato, difeso e domiciliato, io sottoscritto avvocato ______ del Foro di _____ (CF: ______), giusta autorizzazione del Consiglio dell'Ordine di _____ datata ______, rilasciata in data _____, ho notificato ad ogni effetto di legge, copia informatica firmata digitalmente dal sottoscritto avvocato della copia conforme all’originale di______ emessa dal Tribunale di ______ sezione ______ GI dott.______ nel procedimento di cui al n. di _______ di cui si attesta la conformità alla copia conforme all’originale cartacea ai sensi dell’articolo 22 del decreto legislativo del 7 marzo 2005 n. 82 a:
1) ______ (CF: ____________), rappresentata e difesa dall’avv. _________ (CF: _______) ed elettivamente domiciliata presso lo studio dell’avv. _______ (CF: ______), in Milano, alla via _______ n. ____trasmettendone copia a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo PECAVVOCATO@PEC.IT
estratto dal registro generale degli indirizzi elettronici tenuto presso il ministero della giustizia (o da albo ordine avvocati di____ o comunicato ai sensi dell’art. 125 cpc)
Avv._________
2) Tizio Spa (P. IVA/CF:_______), in persona del suo legale rappresentante pro-tempore, con sede in ______ alla via _______ trasmettendone copia a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo PEC@PEC.IT estratto dal registro degli indirizzi PEC delle imprese tenuto dal registro delle imprese
Avv. ________”
Per gli eventuali dubbi e quesiti che dovessero sorgere dall’approccio pratico alla procedura del processo telematico, Vi si invita a inviarci le Vostre domande all’indirizzo e-mail
commissioneinformatica.coabari@gmail.com in modo tale che tutti i Vostri quesiti possano esser raccolti e approfonditi in occasione dei prossimi laboratori.
L’occasione è gradita per porgerVi i nostri migliori saluti e augurarVi buon lavoro.
La Commissione Informatica del Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Bari.
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